تهیه صورت وضعیت
صورت وضعیت سندی است که مقدار کار یا خدمات انجام شده را در مقاطع زمانی مشخص و مبلغی را که باید برای خدمات و کار انجام شده پرداخت شود (بر مبنای قرارداد یا مفاد پیمان) نشان می‌دهد که برای قرار داد های عمرانی براساس شرایط عمومی پیمان به شرح زیر می باشد.
صورت وضعیت دفترچه ایست شامل مبلغ مالی مجموعه خدمات (فنی مهندسی)، خرید مصالح ، حمل مصالح، هزینه ساخت و نصب و غیره ، که درآخر هر ماه، پیمانکار، مطابق با وضعیت کارهای انجام شده از شروع کار تا تاریخ تنظیم صورت وضعیت طبق نقشه های اجرایی، دستورکارها ، صورتمجالس کارهای انجام شده ، مقدار مصالح و تجهیزات پای کار تعیین می کند، سپس براساس فهرست بهای منضم به پیمان، مبلغ صورت وضعیت رامحاسبه کرده و آن را در پایان هر ماه تسلیم مهندس ناظر پروژه می نماید.
براساس شرح ماده 37 شرایط عمومی پیمان مهندس مشاور ، صورت وضعيت پيمانكار را از نظر تطبيق با اسناد و مدارك پيمان كنترل كرده و در صورت لزوم با تعيين دليل اصلاح مي نمايد و آن را در مدت حداكثر 10 روز از تاريخ دريافت از سوي مهندس ناظر براي كارفرما ارسال مي نمايد و مراتب را نيز به اطلاع پيمانكار مي رساند.
با توجه به انواع قراردادهای عمرانی صورت وضعیت به شکل‌ها و در فرمت های مختلفی تنظیم میشود. صورت وضعیت فهرست بهایی و متر مربع دو فرمت پرکاربرد و معروف در صورت وضعیت نویسی است. در کل می‌توان اینگونه بیان کرد که صورت وضعیت بسته به نوع پرداخت‌ها در قراردادهای عمرانی تهیه و تنظیم میشود.
انواع صورت وضعیت :
الف) صورت وضعیت موقت: صورت وضعیت موقت مدرکی است که توسط پیمانکار به طور ادواری در ضمن کار تنظیم شده و طی آن پول‌های مورد مطالبه عمومی براساس مجموع کارها، مصالح پای کار و هزینه تجهیز کارگاه در تاریخ مشخص درخواست میشود.
ب) صورت وضعیت قطعی: صورت مقادیر کارهای انجام شده و هزینه تجهیز و برچیدن کارگاه که بعد از اتمام کار با دقت و همراه با مستندات لازم و بر مبنای اسناد و مدارک پیمان تهیه میشود و این صورت وضعیت به تنهایی قاطع است و مأخذ تسویه حساب قرار می‌گیرد.
صورت وضعیتهاي موقت قرار داد ها بر اساس (فهرست بهاء) :
صورت وضعیت موقت براساس متره و برآورد مندرج در صورتجلسه ها و گواهی انجام کارهاي ماهانه تهیه میشود مقدار هریک از ردیفها در صورت وضعیت موقت برابر با حاصل جمع مقادیر هر یک از ردیفهاي مندرج در متره صورتجلسه ها و گواهی انجام کارهاي ماهانه خواهد بود. به مجموعه آماده شده هزینه مصالح پایکار و تجهیز و برچیدن کارگاه طبق صورتجلسات تنظیم شده، اضافه میشود. فرم دفترچه برآورد صورت وضعیت مطابق فرم زیر باید تنظیم شود.
دفترچه مالی صورت و ضعیت های موقت
صورت وضعیتهاي قطعی قرار داد ها بر اساس (فهرست بهاء) :
صورت وضعیت قطعی براساس متره و برآورد مندرج در صورتجلسه ها تهیه میشود مقدار هریک از ردیفها در صورت وضعیت قطعی برابر با حاصل جمع مقادیر هر یک از ردیفهاي مندرج در متره صورتجلسه ها خواهد بود. به مجموعه آماده شده، هزینه تجهیز و برچیدن کارگاه براساس آخرین صورتجلسه تنظیمی و طبق ضوابط فهرست بهاي پایه و شرایط پیمان اضافه میشود. فرم دفترچه برآورد صورت وضعیت قطعی مطابق جدول زیر تهیه می گردد.
براساس ماده 40 شرایط عمومی پیمانکار می بایست تا یک ماه از تاریخ تحویل صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده را براساس اسناد و مدارک پیمان و بدون در نظر گرفتن مصالح و تجهیزات پای کار تهیه و به مهندس مشاور تسلیم نماید.
مراحل تهیه صورت وضعیت :
گام اول: تهیه ریزمتره و صورتجلسات احجام کار
مقادیر کار انجام شده توسط پیمانکار برداشت شده و مطابق با فرمت ها و جداول مرسوم اقدام به تنظیم ریزمتره و صورتجلسات احجام کار می گردد. این صورتجلسات بعد از تهیه توسط پیمانکار، جهت بررسی و تایید به دستگاه نظارت ارائه می گردد و پس از تایید آن توسط دستگاه نظارت و تحویل به کارفرما تا زمانی که از سوی کارفرما به پیمانکار ابلاغ نگردد به عنوان صورتجلسه فی مابین جهت صورت وضعیت نویسی معتبر نخواهد بود.